Kreativ-Workshops – so gelingen sie remote!

Die aktuelle Pandemie macht längere Treffen größerer Gruppen riskant. Das gilt auch für Kreativ-Workshops. Doch funktionieren diese auch remote? Oder lässt sich mit Videokonferenz und Whiteboard der kreative Funke nicht entzünden?

Der Kreativ-Coach Jens Otto Lange ist überzeugt, dass Teams auch remote gelungene Ergebnisse erzielen können, wenn sie wissen, wie sie ihre Workshops organisieren müssen. Im Channel Produktion & Prozesse von buchreport.de zeigt er die Methoden.

Workshops remote per Video-Conferencing und Chat durchführen? Wie soll das gehen? Die Erfahrung zeigt: Das kann sehr gut gehen! Viele Digital-Unternehmen wie das deutsche Start-up Komoot verfolgen schon länger einen Remote-first-Ansatz, bei dem die Zusammenarbeit über verteilte Standorte hinweg die Regel ist und der Gang ins zentrale Büro die Ausnahme. Eher traditionelle Unternehmen sind spätestens mit der Corona-Krise in die Remote-Zusammenarbeit eingestiegen. Und in der Welt der Design Thinking-Workshops, in der unter Coaches die physische Präsenz als gesetzt galt, wird seither ausgiebig mit Remote-Workshop-Formaten experimentiert. Auch ein kreativer Konzeptfindungsprozess auf Basis von Design Thinking muss nicht zwangsläufig onsite in einem physischen Workshop-Raum stattfinden.

Welche agile Methode eignet sich wofür?

Was also sollten Sie bedenken, wenn Sie den Innovationstarter-Workshop remote durchführen wollen? Dazu schauen wir uns zunächst einmal die spezifischen Einschränkungen an, mit denen Sie sich bei der Planung und Moderation eines Remote-Workshops auseinandersetzen müssen. Samuel Tschepe von der D-School Potsdam führt in seinem Artikel über virtuelle Meetings drei wesentliche Einschränkungen an, die eine dynamische, co-kreative Zusammenarbeit in Remote-Workshops erschweren:

  • Sowohl für Teilnehmer als auch für Sie als Designfacilitator ist es unmöglich, soziale Signale wie Gestik, Mimik, Körpersprache oder Raumpositionen in gleicher Dichte wahrzunehmen wie vor Ort – besonders dann, wenn die Kamera ausgeschaltet bleibt. So ist es beispielsweise für alle Teilnehmer schwierig abzuschätzen, wer in Diskussionen jeweils an der Reihe ist.
  • Durch die fehlende physische Präsenz fühlen sich die Teilnehmer weniger verbunden und verantwortlich. Die Aufmerksamkeitsspanne sinkt; Ablenkungen aus dem räumlichen Umfeld der Teilnehmer sowie die passive, bewegungsarme Haltung vor dem Bildschirm verstärken diesen Effekt.
  • Im digitalen Raum steigt das Risiko, dass introvertierte, zurückhaltende oder einfach weniger technikversierte Teilnehmer nicht wahrgenommen werden, was zu Gefühlen von Isolation und Missachtung führen kann.

Neben diesen gruppendynamischen Faktoren erfordert auch der Umgang mit der Technik zusätzliche Aufmerksamkeit. Die Teilnehmer benötigen mehr Zeit, um sich in der digitalen Arbeitsumgebung zu orientieren und die dafür notwendigen Fertigkeiten aufzubauen. Darüber hinaus beeinflussen verfügbare Bandbreiten, Endgeräte, Software-Lizenzen und IT-Security-Regelungen die technische Zugänglichkeit zu digitalen Workspaces. Diese Herausforderungen müssen Sie bei der Planung Ihres Remote-Workshops im Auge behalten. Auf der anderen Seite eröffnet Ihnen die Unabhängigkeit von räumlichen Begrenzungen aber auch neue konzeptionelle Möglichkeiten. Deshalb möchte ich Ihnen einige Anregungen dafür geben und Sie ermutigen, die neuen Möglichkeiten durch eigene Experimente weiter auszuleuchten.

Beispiel: Remote-Workshop über fünf Orte und drei Zeitzonen

Im März 2020 hatte ich die Gelegenheit, für rund hundert Teilnehmer einen unternehmensinternen Remote-Workshop im Barcamp-Format durchzuführen. Der Workshop verband Teilnehmer an fünf Standorten in Europa, den USA und China. Eine ausführliche Beschreibung meiner Erfahrungen finden Sie unter dem folgenden Link: bit.ly/jensottolange-remote-barcamp

 

Auftragsklärung und Konzeption von Remote-Workshops

Für die Remote-Version des Innovationstarter-Workshops können Sie sich an den sechs Erfolgsfaktoren für co-kreative Zusammenarbeit orientieren. Bei den Faktoren „Purpose“ und „Project“ gibt es keine Unterschiede zum Onsite-Workshop, bei den Faktoren „People“, „Place“, „Process“ und „Pace“ hingegen schon.

 

People: barrierefreier Zugang, Digitalkompetenz, hybride Teams

Um die Einschränkungen der sozialen Interaktion zu überwinden, entwickeln Teilnehmer in Remote-Workshops im besten Fall spezifische Kulturtechniken für die digitale Zusammenarbeit. Damit das gelingen kann, ist ein flüssiges Zusammenspiel von Teilnehmern und Technik notwendig, das sowohl die Fähigkeiten des Einzelnen als auch die verfügbare technische Infrastruktur berücksichtigt.

Digitale Kompetenz berücksichtigen

Im Remote-Workshop erweitern sich die Begriffe Barrierefreiheit und Inklusion um eine technisch-soziale Dimension. Reicht die Bandbreite der Teilnehmer für Video-Calls aus? Sind tatsächlich alle Endgeräte mit Kamera und Mikrofon ausgestattet? Können die Teilnehmer auf die Software für Video-Anrufe und Chats zugreifen? Bereits bei der Auswahl der Teilnehmer sollten Sie die gegebenen technischen Möglichkeiten im Blick behalten. Allerdings sagt das bloße Vorhandensein von Tools noch nichts darüber aus, inwieweit Ihre Teilnehmer über die Digitalkompetenz verfügen, um die vorgesehene Software souverän zu bedienen und die angebotenen Funktionen für soziale Interaktionen einzusetzen. Ein Beispiel: Sitzen die Teilnehmer im Homeoffice, gewährt die eingeschaltete Video-Kamera einen tiefen Blick ins Privatleben. Im Hintergrund sehen wir Wohnungseinrichtungen. Aus Scheu vor ungebetenen Einblicken ins Privatleben bleibt die Kamera deshalb häufig ausgeschaltet. Doch Verzicht auf den Sehsinn erschwert die soziale Interaktion über den Bildschirm. Virtuelle, künstliche Hintergründe, wie sie die digitalen Kommunikationsplattformen von Microsoft Teams und Zoom für ihre Video-Services anbieten, erleichtern es den Teilnehmern, die Video-Kamera angeschaltet zu lassen, ohne ihre Privatsphäre zu gefährden.

Team-Konstellationen symmetrisch halten

Anders als Onsite-Workshops ermöglichen Remote-Workshops hybride Teams, die Zusammenarbeit vor Ort mit Remote-Arbeit kombinieren. Dabei sind unterschiedliche Set-ups möglich.

Mit der Corona-Krise wurde das One-to-all-Set-up schlagartig populär. Beim One-to-all-Set-up sitzt jeder Teilnehmer allein vor dem Bildschirm. Sowohl Plenum als auch die einzelnen Teams arbeiten mit Ihnen als Designfacilitator ausschließlich über die digitale Kommunikationsplattform zusammen. Eine Alternative ist das 2-to-all-Set-up, bei der jeweils zwei Teilnehmer im gleichen Raum sitzen und mit einem weiteren Paar ein Remote-Team bilden. Oder das Team-to-all-Set-up, bei der jedes der Teams onsite in einem Raum zusammenarbeitet und den Remote-Modus nutzt, um Ihren Anleitungen auf dem Bildschirm zu folgen und Ergebnisse mit Teams an anderen Standorten zu synchronisieren.

Neben diesen drei Set-ups sind zahlreiche weitere Konstellationen denkbar. Immer gilt jedoch, dass Sie die technischen Zugangsbedingungen symmetrisch halten sollten. Das bedeutet, dass alle Teams mit den gleichen Rahmenbedingungen arbeiten. Das Gegenteil ist der Fall, wenn alle bis auf einen Teilnehmer im gleichen Raum sitzen oder zwei Teams vor Ort und eines remote arbeiten. Solche asymmetrischen Konstellationen schaffen von Beginn an ein Ungleichgewicht. Sie schließen die Remote-Teilnehmer von der direkten Kommunikation der Onsite-Teams aus, sodass die Gruppe keine von allen geteilten Interaktionsmuster im Umgang mit den Software-Tools entwickeln kann.

In Remote-Workshops sind unterschiedliche Team-Konstellationen denkbar. In jedem Fall sollten Sie die Kommunikationsinfrastruktur inklusiv aufsetzen, sodass niemand bei der Kommunikation durch eingeschränkte Zugangsmöglichkeiten ins Abseits gerät.

Nutzer remote einbeziehen

Im Remote-Workshop können Nutzerinterviews per Telefon oder Video-Call durchgeführt werden. Genauso wie im Onsite-Modus führen die Teilnehmer die Interviews im Tandem durch, um Gesprächsführung und Protokollierung unter sich aufzuteilen. Darüber hinaus können sie Interviews auch asynchron per Chat über einen Messaging-Dienst durchführen – zum Beispiel per WhatsApp, Facebook Messenger oder die Messaging-Funktion des Business-Netzwerks LinkedIn. Die Interview-Teams können Messaging- und Chat-Funktionen nutzen, um ihre Fragen nicht nur mündlich, sondern auch schriftlich zu übermitteln. Werden Test-Interviews durchgeführt, können die Prototypen der Lösung als Bild-Upload, Video-Clip oder durch das Zeigen in die Kamera vorgestellt werden.

 

Place: Orientierung schaffen im virtuellen Raum

Im Gegensatz zum Onsite-Workshop ist der virtuelle Raum im Remote-Workshop auf die Fläche des Bildschirms des Teilnehmers beschränkt. Dagegen ist er in seiner Tiefe unendlich – es gibt keine räumlichen Grenzen mehr, sodass Sie sehr einfach Teilnehmer auf der ganzen Welt einbinden können. Als großer Vorteil kommt hinzu, dass zeitaufwendige Reisen und Raumbuchungen entfallen.

Software-Tools für Kommunikation und visuelles Arbeiten

Die Software-Tools, die zum Einsatz kommen, beeinflussen über ihre User Experience die Wahrnehmung des virtuellen Raums und bieten Funktionen, um sich darin zu bewegen. Je besser die Teilnehmer diese beherrschen, desto einfacher können sie sich im virtuellen Raum orientieren. Um die Komplexität des virtuellen Raums zu reduzieren, sollten Sie nicht mehr als zwei Tools verwenden: eine digitale Kommunikationsplattform für Video-Conferencing und Chatting und ein digitales Whiteboard für das visuelle Arbeiten auf Flipcharts und Pinboards.

Auf dem digitalen Whiteboard können Sie die gleichen Gestaltungsvorlagen verwenden, die Sie als Ausdruck im Onsite-Workshop einsetzen. Wandeln Sie die PDFs der Vorlage in eine PNG- oder JPG-Grafik um und laden Sie sie auf Ihr digitales Whiteboard hoch. Teilen Sie Ihren Bildschirm und erklären Sie die jeweilige Session mithilfe der Vorlage auf dem Whiteboard anhand eines Beispiels. Teilen Sie den Link zum digitalen Whiteboard möglichst redundant und kontextbezogen, indem Sie ihn immer genau dann im Chat posten, wenn Sie Ihre Erklärung beginnen. Auf diese Weise können die Teilnehmer das digitale Whiteboard in einem anderen Fenster öffnen, sich räumlich orientieren und Funktionen ausprobieren, während Sie die Session anleiten. Einige Vorschläge für geeignete Tools finden Sie in den Tipps.

Tipp: Software-Tools für Remote-Workshops

Als digitale Kommunikationsplattform für die Teilnehmer haben sich Microsoft Teams und Zoom bewährt. Alternativen sind Skype, Slack sowie alle anderen Plattformen, die Video-Call und Chat-Funktionen anbieten.

Als Ersatz für das visuelle Arbeiten auf Flipcharts oder Pinboards eignen sich unter anderem die digitalen Whiteboards von Miro.com und Mural.co. Miro.com bietet auch eine integrierte Video-Call- und Chat-Funktion.

Eine Alternative dazu sind die cloud-basierten Office-Anwendungen der Google G-Suite oder – mit Einschränkungen bei gleichzeitiger Bearbeitung von Dokumenten – das Pendant von Microsoft 365.

Als Designfacilitator sollten Sie sich sehr gut mit den verwendeten Werkzeugen auskennen. Testen Sie die Funktionen vorab. Weisen Sie in Ihrer Einladungs-E-Mail auf die für die Teilnahme notwendige Bildschirmgröße (Mobiltelefon-Bildschirme sind zu klein!) und die verwendeten Tools hin. Fügen Sie Links bei mit der Bitte, sich vorab für die Tools zu registrieren. Planen Sie zu Beginn Ihres Workshops zusätzliche Zeit für das technische Set-up und kurze Software-Bedienübungen ein. Bewährt hat sich überdies ein Co-Moderator, der die Bedienung der digitalen Tools übernimmt und den Chat im Auge behält.

Leistungsfähige technische Infrastruktur bereitstellen

Technik sollte zuverlässig funktionieren. Gute Audio-Qualität ist eine absolute Grundvoraussetzung für reibungslose Interaktion in Remote-Workshops. Design Thinking ist eine visuelle Methode, daher sollte auch ausreichend Bandbreite für ein stabiles Videobild zur Verfügung stehen. Abbrüche, Verzerrungen und Verzögerungen in der Übertragung sowie von der IT blockierte Kameras greifen das Nervenkostüm der Teilnehmer an und erschweren die Verständigung enorm. Die verwendete Hardware sollte daher über eine Kamera verfügen. Empfehlenswert für eine optimale Audio-Qualität ist zudem ein separates Headset mit Kopfhörer und Mikrofon.

Fehlt Ihrer Organisation eine stabile technische Infrastruktur, klären Sie zunächst mit der IT-Abteilung, ob es nicht an der Zeit ist, in leistungsfähige Netze, Endgeräte, Cloud-Dienste und Tool-Trainings zu investieren. Sie können Ihren Remote-Workshop der IT als Testumgebung anbieten, um Tools und Dienste in kleinem Maßstab auszuprobieren, bevor größere Investitionen getätigt werden.

 

Process: kurze Einheiten mit hohem Fokus

Vielen Teilnehmern erscheinen Remote-Workshops anstrengender als Onsite-Workshops. Sie erfordern eine höhere Konzentration, weil die Teilnehmer weitgehend unbewegt vor dem Bildschirm sitzen, der als „Guckloch” in den virtuellen Workshop-Raum alle Aufmerksamkeit auf sich zieht. Die Bedienung der Technik aus Ausdrucksmittel der eigenen Beiträge erfordert erhöhte Wachsamkeit, gleichzeitig stehen weniger Sinne zur Verfügung, um das Workshop-Geschehen zu verfolgen.

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Teilen Sie den Workshop in kleinere Einheiten auf, um den Teilnehmern mehr Luft für Pausen und Erholung zu schaffen. Dehnen Sie den dreitägigen Innovationstarter-Workshop aus diesem Buch für die Remote-Arbeit auf insgesamt sechs Workshop-Tage aus mit je zwei neunzigminütigen Sessions am Vor- oder Nachmittag. Planen Sie großzügige Pausen von mindestens fünfzehn Minuten ein. Die sechs Workshop-Tage können Sie direkt hintereinander schalten oder auf zwei Wochen mit je drei Workshop-Tagen pro Woche aufteilen – von größeren Abständen zwischen den Sessions rate ich jedoch ab, da die Teams ansonsten zu viel Zeit für den thematischen Wiedereinstieg benötigen.

Die Aufteilung in kleinere Einheiten ist ein strategischer Vorteil von Remote-Workshops gegenüber Onsite-Formaten, da es für die Teilnehmer weitaus einfacher wird, zwischen den einzelnen Workshop-Sessions ihrem Tagesgeschäft nachzugehen.

 

Pace: Team-Sessions, auch in Stille

Der Wechsel zwischen Teamarbeit und Plenum lässt sich auch in Remote-Workshops abbilden. Zusätzlich bietet der größere Fokus verbunden mit der Distanz, die der Bildschirm herstellt, die Möglichkeit, Phasen von Stillarbeit zu integrieren. Stillarbeit und die rigide Trennung der Team-Sessions durch parallel stattfindende Team-Calls verändern Rhythmus und Tempo Ihres Workshops. Einerseits machen sie es schwieriger, ein Gefühl von Momentum und Dynamik aufrecht zu erhalten. Andererseits schaffen Sie mehr Raum für Konzentration, Tiefe und die Co-Kreation von Ergebnissen. Darüber hinaus hilft die Stillarbeit introvertierten Menschen, ihre Sichtweise in das Teamergebnis einzubringen.

Silent Work Sessions integrieren

Häufig lässt sich beobachten, dass in Onsite-Workshops mehr gesprochen wird als „gebaut”. Ein Großteil der Wissensgenerierung manifestiert sich im stetigen Dialog des Teams. In der Regel übernimmt nur ein kleiner Teil der Teammitglieder die Umsetzung von Impulsen aus dem Teamdialog in Haftnotizen, Skizzen, Prototypen oder andere Artefakte. Längeres Schweigen kommt selten vor und fühlt sich angesichts der Präsenz anderer unangenehm an. Dagegen ist es in Remote-Workshops weitaus einfacher, Sessions in konzentrierter Stillarbeit durchzuführen, bei der alle Teilnehmer damit beschäftigt sind, digitale Haftnotizen, Skizzen- und Bild-Uploads auf einem geteilten digitalen Whiteboard zu einem gemeinsamen Werk zu arrangieren.

Breakout-Sessions remote abbilden

Im Innovationstarter-Workshop arbeiten bis zu drei Teams parallel. Anleitungen und Sharing-Sessions im Plenum wechseln sich mit sorgsam getakteten Team-Sessions ab.

Den Wechsel zwischen Teamarbeit, Anleitungen und Integration der Ergebnisse im Plenum können Sie auch im Remote-Modus abbilden. Technische Möglichkeiten und Zeitmanagement werden hier zu kritischen Faktoren. Die Teams benötigen eine Kommunikationsplattform, die es ihnen ermöglicht, über den gesamten Workshop hinweg zwischen Team-Sessions und Plenum zu wechseln. Ein Online-Timer, der für alle sichtbar ist, hilft beim Zeitmanagement.

Tipp: Team-Sessions mit Microsoft Teams

Verwenden Sie Microsoft Teams als digitale Kommunikationsplattform, können Sie für jedes Team einen eigenen Kanal mit einem für jeden erreichbaren Team-Call einrichten. Mit Start der Team-Breakout-Session bitten Sie die Teams, selbstorganisiert in ihren Team-Call zu wechseln. Nutzten Sie Miro.com als geteiltes digitales Whiteboard, können Sie die integrierte Timer-Funktion nutzen. Da alle Teams auf dem gleichen Board arbeiten, sehen alle die von Ihnen eingestellte Zeit. So erleichtern Sie eine synchronisierte Rückkehr der Teams in den Group Call, denn im Remote-Modus fühlen sich Wartezeiten störender an als im Onsite-Modus.

Mit freundlicher Genehmigung des Business Village Verlags.

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  • 1. Auflage 2020.
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