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Ordnung in Projekten halten mit Projektstrukturplänen

Projektarbeit nimmt auch im Verlagswesen zu – oder was man dafür hält. Und weil die Erfahrung dafür spricht, dass Projekte besser laufen, wenn eine Person dafür verantwortlich ist, ernennt man ein Teammitglied zum/zur Projektleiter*in. Aber die müssen nicht nur ihr Projekt, sondern auch sich selbst organisieren. Wie kann das glücken?

„Weniger schlecht Projekte managen“ haben sich die Projektmanager Anne Schüßler und Peter Schüßler auf die Fahnen geschrieben in ihrem zwar flapsig geschriebenen, aber sehr ernst gemeinten gleichnamigen Buch. Im Channel Produktion & Prozesse auf buchreport.de werden in einer dreiteiligen Serie Auszüge daraus veröffentlicht. Teil 2: der Projektstrukturplan.

Der Projektstrukturplan wird häufig (und zu Recht) als das Herzstück der Projektplanung bezeichnet. Aus dem Projektstrukturplan können nämlich alle anderen Planungselemente, wie zum Beispiel der Terminplan und der Kostenplan, aber auch die Projektorganisation bis hin zum Skillplan, abgeleitet werden. Das bedeutet zweierlei: Erstens brauchen Sie als weniger schlechter Projektmanager wirklich dringend einen Projektstrukturplan, und zweitens brauchen Sie ihn möglichst schnell in der Anfangsphase des Projekts. Um es mit den Worten der ehemaligen Topmodel-Anwärterin Denise Dahinten zu sagen: „Ohne Projektstrukturplan keine Competition!“

Nachdem Sie jetzt wissen, wie unglaublich enorm überaus wichtig der Projektstrukturplan ist, drängen sich direkt mehrere Frage auf: Was ist das überhaupt? Wie erstelle ich einen Projektstrukturplan? Muss ich einen Projektstrukturplan pflegen, und, wenn ja, wie funktioniert das? Und wenn ich einen Projektstrukturplan habe, was mache ich dann damit?

Plötzlich Projektmanager – was tun?

Was ist ein Projektstrukturplan?

Vereinfacht gesagt – aber diese Vereinfachung bringt es schon auf den Punkt –, ist der Projektstrukturplan eine sinnvoll gegliederte Sammlung aller für das Projekt notwendigen Aktivitäten oder Tätigkeiten. Diese Aktivitäten und Tätigkeiten werden in der Projektmanagementsprache als Arbeitspakete bezeichnet. Sinnvoll bedeutet in diesem Zusammenhang, dass es gliedernde Strukturierungselemente gibt. Je nach Größe des Projekts können diese Strukturierungselemente auch Teilprojekte des Gesamtprojekts sein.

Wichtig ist dabei, dass alle (und wir meinen wirklich alle) Aktivitäten im Projektstrukturplan erfasst werden. Das bedeutet in der Praxis allerdings auch, dass die Erstellung des Projektstrukturplans aufwendig ist und damit auf der ewigen Rangliste der beliebtesten Projektmanagementtätigkeiten eher auf den unteren Rängen ihr Dasein fristet.

Der Projektstrukturplan ist ein bisschen die Steuererklärung des Projektmanagements: Niemand macht es wirklich gern, aber es muss nun mal gemacht werden. Auf der positiven Seite bekommen Sie bei einem Projektstrukturplan garantiert immer eine Rückerstattung, Sie sparen nämlich im weiteren Verlauf des Projekts Zeit und/oder Geld. Allerdings darf man mit der Erstellung des Projektstrukturplans auch nicht bis auf den letzten Drücker warten. Am besten ist, Sie fangen gleich damit an, wenn Sie diesen Beitrag fertig gelesen haben.

 

Wie erstelle ich einen Projektstrukturplan?

Sie wissen jetzt, dass der Projektstrukturplan eine irgendwie geordnete Sammlung aller für das Projekt relevanten Arbeitspakete ist. Relevant bedeutet in diesem Zusammenhang, dass alle diese Arbeitspakete notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen. Entscheidend für einen weniger schlechten Projektstrukturplan ist die sinnvolle Gliederung, für die sich unterschiedliche Gliederungsprinzipien etabliert haben.

Letztlich ist die strukturierte Herangehensweise an Aufgaben jeder Art etwas, das Sie sicherlich schon mehrmals in Ihrem Leben gemacht haben. So ist die Gliederung des Projektstrukturplans vergleichbar mit der Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses eines Fachbuchs oder mit der Gliederung eines Vortrags oder eines Texts. (…) Wie würden Sie also vorgehen, wenn Sie ein Fachbuch oder einen Fachtext schrieben?

  1. Als Erstes brauchen Sie ein Thema, zu dem Sie gern schreiben möchten, am besten eines, in dem Sie sich zumindest etwas auskennen. Übertragen auf das Projektmanagement, wäre das Thema also Ihr Projekt mit allen definierten Eigenschaften, die ein Projekt so haben kann.
  2. Als Nächstes müssen Sie überlegen, wie Sie Ihr Thema sinnvoll in Unterthemen aufgliedern können. Welche Unterthemen, Abschnitte oder Kapitel brauchen Sie, um Ihr Hauptthema abzubilden? Im Fall Ihres Projekts: Aus welchen Unteraufgaben setzt sich das Projekt zusammen, und welche größeren Aufgaben lassen sich noch in kleinere sinnvolle Unteraufgaben aufteilen?
  3. Nun müssen Sie noch überlegen, welche (inhaltlichen) Aspekte wichtig sind, um das Unterthema umfassend zu beschreiben. Sie bilden Absätze, um die unterschiedlichen Aspekte voneinander abzuheben. Im Falle Ihres Projekts: Was muss konkret getan werden, damit die identifizierten Aufgaben und Unteraufgaben als erledigt gelten können?

Nach diesen drei Schritten haben Sie sich bereits gehörig Gedanken über den Inhalt und die dazugehörigen Aufgaben Ihres Projekts gemacht. Sie haben viele kleine Arbeitspakete definiert, von denen Sie wissen, dass sie erledigt werden müssen, damit die Projektziele erreicht werden. Diese Arbeitspakete liegen nicht auf einem großen, ungeordneten Haufen vor Ihnen, sondern sind klar größeren Themen zugeordnet. Kurzum: Jetzt wissen Sie, was zu tun ist.

Lassen Sie uns über ein anderes Beispiel nachdenken. Wir bedienen uns hier eines Klassikers, der das Prinzip sehr gut verständlich macht, weil dieses Beispiel allen geläufig ist, und entschuldigen uns gleichzeitig bei all denjenigen, die dieses Beispiel schon aus einer beliebigen Projektmanagementschulung kennen: Sie ziehen um.

Wir gehen optimistisch davon aus, dass jeder, der diesen Text liest, schon mindestens einmal im Leben selbst umgezogen ist, vermutlich sogar mehrmals. Was Ihnen vielleicht nicht klar war: Ein Umzug ist immer auch ein kleines Projekt. Sie waren also schon ein- oder mehrmals ein kleiner privater Projektmanager. Ob Sie ein schlechter oder ein weniger schlechter Projektmanager waren, können wir nicht beurteilen, aber Sie können ja mal Ihren Partner oder die zur Hilfe geeilten Freunde befragen, wie schlimm es wirklich war.

Der Channel Produktion & Prozesse

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Ihr Ziel ist es, innerhalb eines Tags (begrenzter Zeitraum) von einer Wohnung in die andere zu kommen. Dazu haben Sie, wenn überhaupt, ein möglichst günstiges Umzugsunternehmen beauftragt (begrenzte Ressource Geld). Am liebsten hätten Sie natürlich die gesamte Nachbarschaft „eingeladen“, Ihnen zu helfen, die haben aber alle überraschend etwas anderes zu tun. Daher können Ihnen nur die zwei Freunde, die noch in Ihrer WhatsApp-Umzugshelfergruppe verblieben sind – die also entweder Heilige sind oder dummerweise vergessen haben, abzusagen, oder wirklich überhaupt kein Leben haben –, helfen (noch mal begrenzte Ressource, diesmal aber Personen).

Im ersten Schritt überlegen Sie, was alles vor dem eigentlichen Tag des Umzugs zu erledigen ist, Sie planen also Ihre Vorbereitungsphase: Umzugsunternehmen anrufen und Kostenvoranschläge einholen, Vertrag machen, Kisten besorgen, neue Wohnung renovieren, für die alte Wohnung einen Nachmieter besorgen, Strom an- und abmelden, Umzugstermin festlegen und so weiter.

Dann überlegen Sie, was am Tag des Umzugs zu tun ist: Kisten einpacken (erst Schlafzimmer, dann Wohnzimmer, dann Küche), dann Möbel abbauen, Kisten in den Umzugswagen tragen, Möbel in den Umzugswagen packen, Wohnung besenrein kehren – und ab geht’s in die neue Wohnung. In der neuen Wohnung dann gleiches Spiel, nur umgekehrt: erst Wagen ausräumen, dann Möbel aufbauen, dann Kisten ausräumen.

Nach dem Umzug ist ja leider immer noch Arbeit übrig. Es folgt also die Nachbereitung. Möbel müssen noch arrangiert, Bilder aufgehängt werden, und bis es tatsächlich so gemütlich ist, wie man es gern hätte, geht noch der eine und andere Tag ins Land. Und schließlich gibt es ja noch die Einweihungsparty, die letztlich den Umzugserfolg bestätigt und das Projekt „Umzug“ in der Regel beschließt. Oder ist die Einweihungsparty wieder ein eigenes Projekt?

Was wir hier in drei Phasen beschrieben haben, ist nichts anderes als die gedankliche Erarbeitung eines Projektstrukturplans, wobei wir uns hier, quasi unbewusst, schon an einer der Strukturierungsmöglichkeiten orientiert haben. Letztlich haben wir geschaut, welche Aktivitäten in den einzelnen Phasen des Umzugs – Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung – relevant sind. Wir haben uns an den Umzugsphasen orientiert und damit einen phasenorientierten Projektstrukturplan erarbeitet. Wenn wir das Ergebnis jetzt visualisieren, erhalten wir in etwa eine Darstellung, wie Sie sie in Abbildung 1 sehen.

Abbildung 1: Im phasenorientierten Projektstrukturplan wird das Projekt in die einzelnen Phasen mit den jeweiligen Aktivitäten gegliedert.

Andere typische Strukturierungsmöglichkeiten sind die Orientierung an Objekten (objektorientierter Projektstrukturplan) und die Orientierung an Funktionen (funktionsorientierter Projektstrukturplan). Da sehr häufig die eine oder andere Strukturierung nicht ausschließlich greift, gibt es auch Mischformen. In diesem Fall sprechen wir vom gemischtorientierten Projektstrukturplan.

Um bei unserem Beispielprojekt zu bleiben, ziehen wir jetzt nicht nur um, wir müssen leider auch ein bisschen renovieren. Zur Renovierung gehören typischerweise Aktivitäten wie den alten PVC-Boden rauszureißen und einen neuen, schönen Parkettboden zu verlegen. Wir müssen alte Blümchentapeten abreißen und neue Tapeten anbringen und dann natürlich noch streichen.

Sie haben jetzt die Möglichkeit, die Arbeitspakete nach Objekten zu gliedern. Objekte sind in diesem Fall die Räume, in denen die Aktivitäten stattfinden. Das bedeutet, Sie schauen sich alle Aktivitäten an, die in der Küche erledigt werden müssen, damit die Renovierung der Küche als abgeschlossen gelten kann. Das Gleiche machen Sie für das Schlafzimmer, für das Wohnzimmer, für das Bad und was Sie sonst noch an Zimmern haben. Manche dieser Arbeitspakete werden gleich sein, andere werden nur in einem Raum nötig sein. Wenn wir unseren Projektstrukturplan also nach Räumen ordnen, gliedern wir ihn nach Objekten und haben somit einen objektorientierten Projektstrukturplan.

Letztlich hängen an diesen Aktivitäten immer auch Funktionen, es sei denn, Sie sind König oder Königin des Selbermachens. Die Maler- und Tapezierarbeiten werden vom Maler gemacht, die Bodenarbeiten werden vom Fliesenleger oder Parkettverleger durchgeführt, und wenn noch Renovierungsarbeiten an den Wasserrohren durchgeführt werden müssen, dann kommt der Klempner ins Haus.

Sie können Ihren Projektstrukturplan dementsprechend auch nach Funktionen gliedern. Dafür überlegen Sie zunächst, welche unterschiedlichen Funktionen eine Rolle spielen und welche Arbeitspakete für diese Funktionen relevant sind. In diesem Fall schauen Sie sich also zum Beispiel die Funktion des Malers und Tapezierers an und überlegen, was dieser alles zu tun hat. Das Gleiche machen Sie für den Fliesenleger, für den Klempner und dann am Ende für sich selbst. Weil Sie das Renovierungsprojekt jetzt nach Funktionen gegliedert haben, sprechen wir von einem funktionsorientierten Projektstrukturplan.

Wie sich ein objektorientierter Projektstrukturplan von einem funktionsorientierten Projektstrukturplan unterscheidet, zeigt Abbildung 2. Wir haben uns auch hier an unserem Umzugsbeispiel orientiert.

Abbildung 2: Unterschied zwischen einem objektorientierten und einem funktionsorientierten Projektstrukturplan

In der Softwareentwicklung kann man sich die Unterscheidung zwischen einem objektorientierten und einem funktionsorientierten Projektstrukturplan ungefähr so vorstellen: Innerhalb eines Softwareprojekts müssen mehrere Module entwickelt werden. Die Entwicklung umfasst Planung und Design, Programmierung, Tests und die Abnahme des Kunden oder Produktmanagers. Bei einem objektorientierten Projektstrukturplan gehen Sie von den Modulen aus und überlegen sich zu jedem Modul, welche Arbeitspakete erledigt werden müssen. Diese können je nach Modul anders aussehen. Sie können aber auch von den Funktionen ausgehen und überlegen, welche Arbeitspakete der Designer, die Programmierer, die Datenbankentwickler, die Tester und der Produktmanager erledigen müssen. Am Ende ist es egal, welchen Weg Sie nehmen, denn die Arbeitspakete sollten ungefähr gleich aussehen. Lediglich die Art und Weise, wie Sie die Pakete ermittelt haben und wie sie strukturiert sind, unterscheiden sich.

Der funktionsorientierte Projektstrukturplan ist auch deshalb interessant, weil entweder er sehr häufig die Strukturen der Unternehmensorganisation direkt abbildet oder sich aus ihm die Skillprofile oder sogar die gesamte Projektorganisation ableiten lassen.

Die Frage, welche Strukturierung die richtige für Ihr Projekt ist, kann zunächst nicht eindeutig beantwortet werden. Die Praxis zeigt, dass das Konzept der Gemischtorientierung am ehesten zum Tragen kommt, da sich selten nur ein Strukturierungsprinzip auf das gesamte Projekt anwenden lässt.

Verzweifeln Sie also nicht, wenn sich Ihr Projekt nicht ausschließlich über das von Ihnen gewählte Strukturierungsprinzip abbilden lässt.

Es geht also darum, herauszufinden, was alles getan werden muss, damit am Ende das angestrebte Ziel erreicht wird. Hierzu gibt es zwei grundlegende Ansätze. Wie Sie sich vorstellen können, liegt die Wahrheit mal wieder in der Mitte, sodass es noch einen dritten Ansatz gibt, der sich aus diesen Basisansätzen ableiten lässt:

  • Top-down-Ansatz (deduktiv: vom Ganzen zum Detail): Beim Top-down-Ansatz wird der Projektstrukturplan vom Groben ins Detail entwickelt. Das bedeutet, dass das Gesamtprojekt zunächst in Teilprojekte und dann in immer kleiner werdende Arbeitspakete zerlegt wird.
  • Bottom-up-Ansatz (induktiv: vom Detail zum Ganzen): Der Bottom-up-Ansatz ist die Umkehrung des Top-down-Prinzips. Hier wird zunächst gesammelt, welche Aktivitäten relevant sein könnten. In einem zweiten Schritt werden diese Arbeitspakete zu sinnvollen Themenblöcken zusammengefasst. Die Struktur entwickelt sich also von unten nach oben, daher auch der Name Bottom-up.

Im Ergebnis haben Sie in Ihrem Projektstrukturplan alle Arbeitspakete identifiziert, die notwendig sind, um Ihre Projektziele zu erreichen – oder anders gesagt, um das Projekt erfolgreich durchzuführen. Zu jedem dieser Arbeitspakete wird dann sukzessive eine Arbeitspaketbeschreibung entwickelt. Neben den Informationen darüber, was mit dem Arbeitspaket erreicht werden soll, sind hier noch viele weitere Informationen hinterlegt. Im Einzelnen sind das:

  • Verantwortlichkeiten: Wer ist für dieses Arbeitspaket verantwortlich?
  • Bearbeiter: Wer ist für die Bearbeitung und Fertigstellung des Arbeitspakets verantwortlich?
  • Voraussetzungen: Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit mit der Bearbeitung des Arbeitspakets begonnen werden kann? Oftmals handelt es sich bei den Voraussetzungen einfach um andere Arbeitspakete, die vorher abgearbeitet werden müssen.
  • Termine: Wann startet das Arbeitspaket, wie lange dauert es, und wann wird es abgeschlossen sein?
  • Kosten: Wie viel kostet die Bearbeitung des Arbeitspakets?
  • Risiken: Gibt es spezifische Risiken, die genau dieses Arbeitspaket betreffen?

Tatsächlich ist es heute in der Praxis kaum mehr üblich, eine Arbeitspaketbeschreibung anzufertigen. Sobald Sie Ihr Projekt mit Microsoft Project oder einem vergleichbaren Planungstool planen, tragen Sie alle diese Informationen in das Planungstool ein.

Mit freundlicher Genehmigung von O’Reilly Media.

 

Anne Schüßler / Peter Schüßler: Weniger schlecht Projekte managen.

  • O’Reilly 2020, 300 Seiten
  • Broschiert: 26,90 Euro
  • E-Book: 21,99 Euro

 

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