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8 Tipps für erfolgreiche Projekte

Der Anteil an Projekttätigkeiten steigt im Verhältnis zur „regulären” Arbeit. Fabian Walter erklärt im Channel Produktion & Prozesse von buchreport.de, wie der Spaß erhalten bleibt und die Ziele erreicht werden.

 

Fabian Walter ist Projektmanagement-Experte. Auf seinem Blog erfolgreich-projekte-leiten.de teilt er seine Erfahrungen „auf dem Weg zu einem entspannten und erfolgreichen Projektmanagement, damit seine Leserinnen und Leser ihre Projekte mit weniger Stress und mehr Spaß erfolgreich leiten können“. (Foto: privat)

Projekte werden immer wichtiger! Das sagt nicht nur unser Gefühl, sondern konnte u.a. auch in der Studie „Vermessung der Projekttätigkeit in Deutschland“ gezeigt werden. Lag der Anteil der Projektarbeit an der Gesamtarbeitszeit 2009 noch bei 29%, betrug er 2013 schon fast 35%. Heute dürfte die Arbeit in Projekten schon deutlich über 40% der gesamten Arbeitszeit ausmachen.

Dieser Trend wird sich auch in Zukunft weiter beschleunigen und so wird Projektmana­gement zunehmend zu einem kritischen Erfolgsfaktor für die Zukunft unserer Unternehmen. Das Problem an diesem Trend ist aber, dass er Mitarbeitende wie auch die gesamten Organisationen oft schon jetzt an ihre Grenzen bringt.

Was können Sie nun aber tun, um dieser zunehmenden Überlastung entgegenzutreten, Ihre Organisationen und Mitarbeiter wieder zu entlasten und so neue Energie für erfolgreiche Projekte frei werden zu lassen?

 

1. Eine gemeinsame Basis schaffen, denn: In vielen Organisationen hat der Aufbau der Projektmangement-Kompetenz mit dem Anstieg der Projektarbeit nicht Schritt gehalten.

Viele Probleme in Projekten lassen sich darauf zurückführen, dass Methoden und Begrifflichkeiten entweder nicht bekannt waren oder unterschiedlich verwendet wurden. So kommt es immer wieder zu Missverständnissen, die letztlich den Ablauf des Projekts behindern und den Erfolg gefährden.

Tipp: Beugen Sie Missverständnissen vor, indem Sie ein grundlegendes Verständnis der genutzten Methoden und Begriffe schaffen!

 

2. Das gemeinsame Ziel setzen, denn: Auch wenn es überraschend klingt: In vielen Projekten gibt es kein klares und gemeinsames Verständnis über das zu erreichende Ziel. Oft kennen die einzelnen Beteiligten nur ihren Teil des Projekts, es fehlt aber der Blick aufs große Ganze. So verliert man sich schnell im alltäglichen Klein-Klein und verspielt Synergieeffekte.

Tipp: Schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis über das zu erreichende Ziel. Klären Sie auch das Warum hinter dem Ziel und zeigen Sie auf, wie jede/r Einzelne einen Beitrag zum Erfolg leistet.

 

3. Nehmen Sie sich Zeit für die Planung, denn: Gerade wenn Sie es in einem Projekt eilig haben, sollten Sie der Ver­suchung widerstehen, an der Planung zu sparen. Orientieren Sie sich lieber an dem japanischen Sprichwort: „Wenn du es eilig hast, gehe langsam.“ Nur, wenn Sie ausreichend Zeit in Planung und Abstimmung investieren, können Sie Missverständnisse, Streitigkeiten und Reibungsverluste in Ihrem Projekt frühzeitig erkennen, abschwächen oder sogar ganz vermeiden. So kommen Sie letztlich schneller ans Ziel.

Tipp: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die initiale Projektplanung und die Abstimmung mit den Beteiligten. Strukturieren Sie das Projekt, machen Sie Abhängigkeiten transparent und reduzieren Sie so die Komplexität.

 

4. Ermöglichen Sie Zusammenarbeit, denn: Ein wichtiges Element von Projekten ist die notwendige Interdisziplinarität. Um das erwünschte Ziel zu erreichen, müssen Spezialisten verschiedener Fachbereiche gemeinsam an einem Strang ziehen. Deshalb sind Projekte meist dann besonders erfolgreich, wenn Menschen erfolgreich zusammenarbeiten!

Tipp: Vermeiden Sie, dass sich die Experten und Expertinnen mit „ihren“ Aufgaben zurückziehen, denn das birgt das enorme Risiko, dass die einzelnen Puzzle-Teile am Ende nicht zusammenpassen. Achten Sie vielmehr auf einen intensiven Austausch unter den Projektbeteiligten und ermutigen Sie ein gemeinsames Erarbeiten von Lösungen.

 

5. Vergessen Sie Ihre Stakeholder nicht, denn: Ein weiterer häufiger Stolperstein ist die mangelhafte Einbindung derjenigen, die an einem Projekt (a) beteiligt, von diesem (b) betroffen oder (c) daran interessiert sind.

Die direkt am Projekt Beteiligten hat man meist noch gut im Blick. Aber oft ist der Austausch mit den Betroffenen deutlich geringer ausgeprägt. Es zeigt sich aber immer wieder, dass dies im Projektverlauf zu erheblichen Problemen führt – vor allem, wenn es Personen gibt, die etwas zu verlieren haben oder auch nur glauben, dass sie etwas zu verlieren haben.

Tipp: Kennen Sie Ihre Stakeholder und arbeiten Sie aktiv mit diesen zusammen. Beachten Sie hier nicht nur die direkt Beteiligten, sondern auch diejenigen, die (positiv oder negativ) von Ihrem Projekt betroffen sind. Suchen Sie zudem unter den am Projekt interessierten Personen nach möglichen Unterstützern.

Der Channel Produktion & Prozesse

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6. Kennen Sie die Projektrisiken und betreiben Sie Risikomanagement, denn: In vielen Fällen wird einfach nur ein gewisser Prozentsatz des Budgets als Risikopuffer mit eingeplant. Das Problem hierbei ist jedoch, dass der Schaden, der durch eintretende Risiken verursacht wird, diesen Risikopuffer meist um ein Vielfaches übersteigt.

Eine proaktive Beschäftigung mit den Risiken eines Projekts führt oft dazu, dass sich deren Eintrittswahrscheinlichkeit und/oder der zu erwartende Schaden drastisch reduzieren lässt. Und das meist zu viel geringeren Kosten.

Tipp: Analysieren Sie die Top-Risiken in Ihrem Projekt und entscheiden Sie sich bewusst, ob Sie (a) proaktiv die Wahrscheinlichkeit des Eintretens und/oder den zu erwartenden Schaden minimieren wollen oder (b) reaktive Maßnahmen planen, die nur dann durchgeführt werden, wenn das Risiko wirklich eintritt. Gerade durch eine proaktive Bearbeitung lassen sich viele Risiken mit relativ wenig Aufwand minimieren.

 

7. Passen Sie Ihren Plan regelmäßig an, denn: Ich kenne kein Projekt, bei dem man nicht im Laufe der Projektumsetzung von der ursprünglichen Planung abweichen musste. Letztlich ist das aber auch nur logisch, denn unsere Projekte entwickeln sich weiter, die Rahmenbedingungen ändern sich und wir lernen täglich dazu.

Wichtig für den Projekterfolg ist es, dass Projekte nicht als statische Gebilde wahrgenommen werden, die einmal festgeschrieben einfach abgearbeitet werden können.

Tipp: Halten Sie sich an Dwight D. Eisenhower, der sagte: „Plans are nothing, planning is everything.“ Prüfen Sie also regelmäßig, ob Sie noch auf dem richtigen Weg sind und korrigieren Sie Ihr Vorgehen bei Bedarf. Achten Sie auch immer darauf, dass die Betroffenen von diesen Änderungen wissen. Denn sonst gefährden Sie das gemeinsame Verständnis und so den Projekterfolg!

 

8. Lernen Sie für künftige Projekte, denn: Angelehnt an Søren Kierkegaard, können Sie Projekte nur rückwärts verstehen. Leiten müssen Sie diese aber vorwärts. Dieser Herausforderung sind Sie aber nicht schutzlos ausgeliefert, wenn Sie aus vergangenen Projekten die richtigen Schlüsse ziehen.

Tipp: Nutzen Sie (mindestens) den Abschluss eines Projekts für einen kritischen Blick zurück. Halten Sie fest, was gut und was weniger gut funktioniert hat (und warum). Lassen Sie diese Erfahrungen dann bei Ihrer nächsten Projektplanung einfließen. So werden Sie nach und nach die klassischen Untiefen Ihrer Projekte gekonnt umschiffen können!

 

Wie Sie sehen, müssen in Projekten eine ganze Menge Themen berücksichtigt werden, um – vom Start über die Durchführung bis zum Ziel – nicht vom Weg abzukommen. Wenn Sie jedoch die oben genannten Punkte gewissenhaft im Blick behalten, werden Sie mit großer Wahrscheinlichkeit die typischen Fehler (die auch erfahrenen ProjektleiterInnen immer wieder passieren) umgehen können. So steigern Sie die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projekts, das Ihnen und den anderen Beteiligten weniger Stress und mehr Freude bereitet.

Fabian Walter mail@erfolgreich-projekte-leiten.de

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