Was ein Digital Asset Management können sollte

Bilder und andere Mediendaten spielen eine immer größere Rolle in Medienproduktion und Produktvermarktung. Wenn sie allerdings nicht gut verwaltet werden, bringen sie unnötige Arbeit, Stress und schlimmstenfalls Strafgebühren der Rechteinhaber.

Viele Verlage haben früh in Bildverwaltungs-Software investiert. Es lohnt sich aber, gelegentlich zu überprüfen, ob diese noch auf dem neuesten technischen Stand ist. Christina Huber, Marketing-Spezialistin bei der cloudbasierten Bildverwaltung pixx.io, erklärt im IT-Channel von buchreport.de, was ein modernes Asset Management System heute können sollte.

Digital Asset Management (DAM) beschleunigt Medien-Workflows in Unternehmen und Agenturen, macht die Arbeit mit Mediendateien flexibel, sicher und abteilungs- sowie standortübergreifend verfügbar. Kein Wunder also, dass viele Firmen quer durch alle Branchen auf Digital Asset Management bzw. Bild- und Medienverwaltungssoftware setzen.

Einige Unternehmen haben die Vorteile solcher Systeme bereits früh erkannt und organisieren ihre Dateien schon seit vielen Jahren damit. Doch die technische Entwicklung hat in den vergangenen Jahren Fahrt aufgenommen: Mediendateien werden selbst in extrem umfangreichen Mediensammlungen im Bruchteil einer Sekunde gefunden, Künstliche Intelligenz verschlagwortet Bilder selbstständig, Plugins und Schnittstellen integrieren das DAM und den Medienpool in jede benötigte Drittsoftware und verhindern damit lästige und zeitraubende Zwischenschritte.

Ein nahtloser Medien- und Marketing-Workflow im Unternehmen ist das Ziel. Um das auch fürs eigene Unternehmen sicherzustellen, sollte das DAM-System regelmäßig geprüft werden. Denn nicht jede Software macht vom technischen Fortschritt Gebrauch. Wichtige Merkmale moderner Digital Asset Management Systeme sowie Medien- und Bildverwaltungssoftware habe ich hier zusammengetragen und erkläre, worauf man bei der Wahl achten sollte.

Die Lösung für die Arbeit mit Mediendateien

DAM erleichtert die Arbeit mit digitalen Medien massiv. Das Grundprinzip ist dabei denkbar einfach: Jede Mediendatei liegt in einer Originaldatei zentral auf einem Server. Die zentrale Speicherung erlaubt die Zusammenarbeit im Team – abteilungs- und standortübergreifend.

Schlagwörter machen Mediendateien schnell auffindbar, wodurch das lästige und zeitraubende Durchsuchen von Ordnern, E-Mail-Postfächern und Messenger-Historien wegfällt. Auch die Suche nach der richtigen Version entfällt, da Bild- und Medienverwaltungen die Datei beim Herunterladen in puncto Dateiformat, Größe, Auflösung und Farbprofil nach Vorgaben konvertieren und sogar einen eigenen Beschnitt zulassen. Wer ein DAM hat, lässt Zeiten voller Dateinamen wie _neu2, _neu3 und _neu-diesmalwirklichfinal hinter sich.

Ein weiterer großer Vorteil einer DAM-Software ist das kontrollierte Teilen von Mediendateien mit Kollegen, Kunden, Partnern oder der Presse. Ein paar Klicks und das Gegenüber hat Zugriff auf die freigegebenen Medien – allerdings nur soweit, wie man es zulässt. Wasserzeichensperre? Zeitlich beschränkte Verfügbarkeit? Nur in niedriger Auflösung? Alles kein Problem. Und was für größere Empfängerkreise gedacht ist, legt man in einem schicken Medienportal ab, das im Nu erstellt ist – und wahlweise öffentlich zugänglich oder passwortgeschützt ist.

User Experience

Ein sehr wichtiger und häufig vernachlässigter Punkt ist die User Experience einer Software. Die Zeit, die zum Beispiel neue Mitarbeiter mit der Einarbeitung ins System benötigen, sollte so kurz wie möglich sein. Als Einstellungskriterium die Erfahrung mit DAM xy anzugeben, geht eindeutig zu weit.

Funktionen sollten daher mit wenigen Klicks logisch erreichbar sein. Wer die Schritte zum Teilen einer Datei von einem Post-It ablesen muss, sollte definitiv über ein alternatives DAM nachdenken.

Nur Anbieter, die moderne Bediengewohnheiten berücksichtigen, können ein intuitiv und benutzerfreundlich designtes System anbieten, das jeder Nutzer sofort versteht.

Zur User Experience gehört auch die grafische Oberfläche der DAM-Software. Es ist zwar nicht essentiell, dass das grafische Design einer Bild- und Medienverwaltung mit der Zeit geht, hat aber durchaus seine Vorteile: Eine schicke Oberfläche ist bei den Kollegen sicherlich beliebter als ein System, das an die Ordnerstruktur von Windows 95 erinnert.

Struktur

Apropos Ordnerstruktur: Moderne DAM-Systeme sollten keinesfalls in ein Korsett zwingen, das man nicht tragen will. Wer Ordnerstrukturen nutzen will, soll sie nutzen können. Wer weg vom Denken in Ordnern und Kategorien will, soll seine Mediathek auf andere Weise organisieren können, zum Beispiel ausschließlich über Metadaten.

Alles dreht sich um die Metadaten

Metadaten sind essentiell. Und zwar nicht nur, um eine Grafik unter Zigtausenden möglichst schnell zu finden, sondern auch, um (bestehende) Workflows abbilden zu können.

In der Regel reichen ein paar Schlagwörter für die Beschreibung einer Mediendatei aus. Manchmal sind fest definierte Metadatenfelder allerdings sehr hilfreich: Als Verlag könnten man etwa Felder für Autor, Buchtitel oder ISBN-Nummer brauchen, als Architekt Felder für den Ort und das Baujahr.

Metadaten sollten daher möglichst flexibel eingesetzt werden können. Gut ist es zum Beispiel, wenn der Nutzer Metadatenfelder selbst anlegen und bearbeiten kann. Wenn er einstellen kann, welche Metadaten für sein Unternehmen relevant sind, welche für die Suche indexiert und welche für wen bearbeitbar sind.

Für die Nutzung im Workflow ist auch ein Status-Management von Vorteil. Selbstdefinierte Status zeigen Nutzern sofort an, was Sache ist. Zum Beispiel: Ist ein Bild freigegeben oder noch in Bearbeitung? Die Status-Funktion kann auch genutzt werden, um Medien zu archivieren, etwa wenn Bilder zwar nicht mehr publiziert werden, für Recherchezwecke jedoch noch vorgehalten werden sollen.

Lizenzen und Verträge unter einem Hut

In diesem Zusammenhang ist auch ein Lizenzmanagement-System notwendig, das die kompletten Medienlizenzen abbilden kann. Das heißt: Hinterlegen Sie Ihre Lizenzen, Model- und Propertyverträge und -releases, markieren Sie prägnante Stellen und verknüpfen Sie die Verträge mit Ihren Medien. In einem guten DAM sehen Nutzer auf den ersten Blick, ob und wofür ein Bild genutzt werden darf.

Rechte und Rollen

In vielen Unternehmen ist ein Rechte- und Rollensystem notwendig, das sich auch in der Bildverwaltungssoftware wiedergeben lassen muss: Welche Nutzergruppe hat welche Rechte und Zugriff auf welche Inhalte? Gute DAM-Software erlaubt es, Zugänge und Rechte aus dem Betriebssystem zu übernehmen, zum Beispiel LDAP und Active Directory.

Vor allem in größeren Unternehmen ist ein umfangreiches Rollen- und Rechtesystem unumgänglich.

Integrationen

In seinem Leben durchläuft ein Asset bzw. eine Mediendatei in der Regel viele Stationen, bis sie schließlich archiviert wird. Nach dem Shooting etwa die Post-Production, diverse Überarbeitungsrunden durch die Grafikabteilung mit Photoshop, Platzierung in InDesign oder PowerPoint-Präsentationen, die Nutzung auf der Webseite, zum Beispiel mit CMS wie WordPress oder TYPO3. Die Integration des DAM-Systems in die bestehende Softwareinfrastruktur eines Unternehmens ist enorm wichtig, damit der Medien-Workflow nahtlos bleibt. Jeder Punkt, an dem die Nutzer das DAM verlassen müssen, ist verschenkte Zeit und eine potentielle Fehlerquelle.

Mit Plugins lassen sich DAM-Inhalte in wichtige Drittprogramme integrieren und damit in einen nahtlosen Medien-Workflow. Eine API-Schnittstelle sorgt für die Freiheit, selbst jede erdenkliche Software zu verknüpfen.

Wenn ein Grafiker eine Datei jedes Mal herunter- und dann wieder hochladen muss, wenn er ein paar Änderungen durchführen will, sind die Vorteile einer Bildverwaltung schnell dahin. Es ist daher wichtig, auf verfügbare Integrationen zu achten, also zum Beispiel auf Plugins für die Adobe Cloud, MS Office und Content Management Systeme, damit Medien direkt aus dem DAM-System geladen und auch wieder dort abgespeichert werden können. Eine Rest-API macht die DAM-Software noch wertvoller, denn diese Schnittstelle ermöglicht die Anbindung an jede beliebige Drittsoftware.

Das DAM sollte auch eine Versionierungsfunktion haben: Ältere Varianten einer Mediendatei werden dabei in einem Stapel hinter der neuesten Version abgespeichert, sodass Nutzer jederzeit die Möglichkeit haben, sich einen früheren Stand anzusehen und diesen wieder herzustellen.

Performance und Suchgeschwindigkeit

Ist die Performance Ihrer DAM-Software noch genauso gut wie am ersten Tag oder zeigen sich mit zunehmendem Umfang des Medienpools Ermüdungserscheinungen? Kommt das System auch mit großen Dateien im Original und Videos in hoher Auflösung zurecht? Wird die Suche durch viele und große Dateien ausgebremst?

Die Performance einer DAM-Software hängt zum einen vom Code und zum anderen vom Server und der Datenanbindung ab. Clever programmierte Software stört sich nicht an riesigen Datenmengen, gute Cloudlösungen setzen auf skalierbare und höchst performante Serversysteme in bestens angebundenen Serverzentren, damit auch plötzliche Rechen- und Trafficspitzen den Service nicht ins Schwitzen kommen lassen und sich ein Bild unter hunderttausenden genauso schnell finden lässt wie eines unter zehn.

Sollten Sie Ihre Medien noch so schnell wie am ersten Tag finden oder sogar schneller, ist das ein Indiz, dass Ihr DAM technisch auf der Höhe ist. Sind Wartezeiten beim Suchen inzwischen normal, sollten Sie handeln und ggf. nach einer anderen Bild- und Medienverwaltung Ausschau halten.

Künstliche Intelligenz für das DAM

Überhaupt ist es wichtig, dass das DAM mit der Zeit geht, dass technische Entwicklungen nicht verschlafen werden. Gute DAM-Anbieter haben eine ausführliche technische Roadmap, entwickeln regelmäßig neue Funktionen und arbeiten gleichzeitig an der Verbesserung bestehender Features.

Ein gutes Beispiel hierfür ist das Thema Künstliche Intelligenz (KI). Diese kommt etwa beim Autotagging zum Einsatz: Die Technologie kann die Zeit beim Upload massiv verkürzen, indem sie Bilder erkennt und entsprechend Schlagwörter vergibt. Das funktioniert bereits sehr gut, nur noch selten müssen unpassende Begriffe wieder gestrichen werden. Die KI lernt bei jedem Upload dazu, wird also mit jedem Mal besser.

Wann ist ein Wechsel notwendig?

Sollten Sie bei wichtigen Punkten in diesem Text laut „Ja!“ geschrien (oder gedacht) haben, gibt es vermutlich ein paar Punkte, die Ihr DAM nicht oder nicht ganz optimal erfüllt. Spätestens dann sollten Sie sich auf die Suche nach Alternativen machen.

Ein Wechsel zu einem Medien- und Bildverwaltungssystem, das besser zu den eigenen Anforderungen passt, ist mit Aufwand verbunden, schließlich muss der komplette Medienpool umgezogen werden, genauso wie Nutzer, Rechte und bestehende Metadaten. Fordern Sie daher vorher Ihren Anbieter auf, Ihnen beim Umzug zu helfen.

IT-Grundlagen und Technologien der Zukunft

Mehr zum Thema IT und Digitalisierung lesen Sie im IT-Channel von buchreport und Channel-Partner knk. Hier mehr…

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