Achtung Feature Creep


Webinar: Von der Contentstrategie zur technischen Infrastruktur (CMS)

Verlage müssen sich intern neu organisieren, um die wachsenden Anforderungen von Cross- und Multimedialität erfüllen zu können. Die Veränderungen betreffen die gesamte Content-Wertschöpfungskette – von der Erstellung bis hin zum Publishing und Monitoring der einzelnen Medienkanäle. Dieses Webinar mit Christian Kohl und Ehrhardt F. Heinold zeigt, wie auf Basis von Geschäftsmodellen eine Contentstrategie entwickelt und umgesetzt wird. Der Schwerpunkt liegt dabei auf den Themen Content-Workflow und technische Infrastruktur. Die Teilnehmer erfahren, wie sie zusammen mit allen Beteiligten Anforderungen erheben und auf dieser Basis eine geeignete IT-Lösung finden und erfolgreich umsetzen. Sichern Sie sich Ihren Platz im Webinar 


Wenn Verlage ein crossmediales Content Management System einführen wollen, sind sie sehr schnell bei den berühmten Feature- und Wunschlisten und bei technischen Details. Ist das ein sinnvoller Projektbeginn?
Christian Kohl: Sicher nicht. Am Anfang muss immer das übergeordnete strategische Ziel stehen: Warum ein (neues) System, welche Vorteile bringt es den Kunden, der Firma, was sind die Ziele des Projekts? Ohne eine Beantwortung dieser Fragen wird es schwierig bis unmöglich, später zu priorisieren, zu steuern.
Stichwort Wunschlisten: Wenn die Büchse der Pandora erst einmal geöffnet ist, werden die Mitarbeiter kreativ und erstellen solche Wunschlisten. Wie kann ich Anforderungen so erheben, dass die Bedürfnisse der Betroffenen abgebildet werden, ohne mich in Featurelisten zu verheddern?
Vor der Erhebung der Anforderungen steht eine sorgfältige Auswahl der Stakeholder, hier gilt es die richtigen Personen zu finden, die relevante Informationen liefern können und auch zeitlich verfügbar sowie kooperativ sind. Anschließend sollten Anforderungen mit verschiedenen Techniken erhoben werden, in verschiedenen Detailleveln dokumentiert, klassifiziert und priorisiert werden. Das alles in Abstimmung mit den Stakeholdern. Requirements Engineering ist ein weites Thema und würde den Rahmen hier sprengen, aber ich empfehle bspw. die Satz-Schablonen der „Sophisten“, die dafür sorgen, dass Anforderungen natürlichsprachig, aber trotzdem möglichst eindeutig, detailliert und standardisiert aufgenommen werden können. Ebenfalls hilfreich ist die Modellierung von Use Cases. Und jede Anforderung oder User Story sollte immer auf ihren „Wertbeitrag“ überprüft werden: Was trägt dieser Wunsch, dieses Feature zum Kundennutzen, zum Gelingen des Projekts bei?
Die Analyse der Ist-Situation bietet ja auch die Chance, sich von Ballast, wie z.B. überflüssigen Workflowschleifen, zu trennen. Wie sollte das im Projekt am besten angegangen werden?
Auch hier sollten die Ziele vorher klar sein. Liegt der Fokus auf Kosten reduzieren? Oder Produktivität erhöhen? Welches Mandat hat man, gibt es ggf. politisch motivierte Tabus? Wenn klar ist, dass man „darf“, sollte auch hier wieder der Wertbeitrag der einzelnen Schleifen hinterfragt werden, ohne dass das Ergebnis vorher feststeht. Letztlich braucht es einen respektvollen Umgang mit den Beteiligten, die für die Qualität der Inhalte „haften“ müssen. Es ist hilfreich, den eigenen Prozess mit dem von anderen Verlagen zu vergleichen, um so Optionen für Vereinfachungen aufzeigen zu können, die keine Verschlechterung der Qualität bedeuten müssen. Und es muss definiert werden, was Qualität wirklich bedeutet, welches Level an Qualität der Kunde erwartet, bereit ist zu bezahlen und was die Konkurrenz anbietet.
Traditionell werden die Anforderungen in einem Lastenheft gebündelt, das durch einen Festpreis und eine definierte Leistung scheinbar Sicherheit bietet. Die Erfahrung zeigt aber, dass viele Anforderungen erst im Laufe eines Projektes deutlich werden. Wie kann ich diesen Wiederspruch auflösen?
Wirklich auflösen kann man das meiner Meinung nach nicht, nur abmildern. Es gibt hier verschiedene Möglichkeiten. Eine Mischform bspw., bei der bestimmte Leistungen zum Festpreis angeboten und nur Speziallösungen o.ä. nach Aufwand abgerechnet werden. Oder man versucht, argumentativ die vermeintliche Sicherheit des Festpreises zu entkräften. Oder der Dienstleister trägt das Risiko und plant entsprechende Puffer ein. In jedem Fall braucht es ein aufmerksames Change Management während des Projekts, um die Zielerreichung ständig zu überprüfen.
Nach meiner Erfahrung steigen der Erfolgsaussichten solcher Projekt ganz entscheidend, wenn sie von Verlagsseite professionell gemanagt werden. Wie kann ich als Verlag ein solches Projektmanagement am besten umsetzen?
Wichtig ist, dass dafür Ressourcen bereit gestellt werden. Klingt banal, aber Requirements Engineering und Projekt Management kosten Zeit und können nicht so nebenbei mit erledigt werden. Was in der Anfangsphase eines Projekts vermeintlich eingespart wird, rächt sich im späteren Verlauf häufig bitter mit Überschreitungen bei Zeitplan und Budget. Zudem müssen die betreffenden Kolleginnen und Kollegen geschult werden und brauchen ausreichende Kompetenzen. Projektmanagement ist eine Führungskompetenz, muss erlernt und trainiert werden und in der Unternehmenskultur verankert werden. Je nach Komplexität und interner Ressourcenausstattung empfiehlt es sich auch, Verstärkung von außerhalb hinzu zu ziehen.
Zusammenfassend betrachtet: Was sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren, um ein solches Projekt erfolgreich umzusetzen?
1. Klar definierte Ziele und Nicht-Ziele. 
2. Aktive Unterstützung und Monitoring des Projekts durch ein Mitglied der Geschäftsführungsebene. 
3. Saubere Anforderungserhebung mit ausreichendem Detaillierungsgrad, Abstimmung der Anforderungen mit den Stakeholdern. 
4. Professionelles Projekt Management, nicht bloß als Zusatz- oder Nebentätigkeit, sowie aufmerksames Change Management, insbesondere um „Feature Creep“ (das Überfrachten mit Funktionen) zu vermeiden.
Die Fragen stellte Co-Referent Ehrhardt F. Heinold 

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