Keine Sonderbehandlung

Sie müssen wie Papierpost abgelegt und archiviert werden. Stephan Gehling, Vorsitzender des Arbeitskreises E-Mail-Management des Hightech-Verbands Bitkom, gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen:
Welche E-Mails müssen Unternehmen archivieren?
Grundsätzlich gilt, dass bei E-Mails die gleichen Regeln anzuwenden sind wie bei Briefen. „In Deutschland haben wir verschiedene Gesetzesgrundlagen, die den Umgang mit E-Mails und Dokumenten regeln“, so Gehling. Im Handelsgesetzbuch sei definiert, welche Dokumente und Schriftstücke aufbewahrt werden müssen. Welche steuerrechtlichen Dokumente aufgehoben werden müssen, regelt die Abgabenordnung.
Wie lange müssen Unternehmen E-Mails aufbewahren?
Sechs Jahre bei allen E-Mails, deren Inhalte relevant im Sinne des Handelsgesetzbuches und der Handelsbriefe sind, zehn Jahre bei steuerlichen Themen, jeweils beginnend ab Ende des Kalenderjahres.
Wie müssen Unternehmen mit privaten E-Mails umgehen?
Werden private E-Mails aus Unternehmenspostfächern durch einen Automatismus ebenfalls archiviert, verletzt der Arbeitgeber den Datenschutz. Um das Dilemma zu umgehen, empfiehlt Gehling eine Betriebsvereinbarung, in der der Arbeitgeber die private E-Mail-Nutzung im Unternehmen ausschließt. 
Weitere Informationen zum Umgang mit E-Mails als Geschäftsbrief wurden im Opens external link in new windowBitkom-Leitfaden „Was bringt die digitale Post“ zusammengefasst.

Vorträge zu E-Mail Management auf dem ECM-Forum der DMS Expo 2013:

Intelligentes E-Mail-Management – Lösungen und Konzepte

Themenpitch: Was Sie schon immer über E-Mail-Management wissen wollten

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